Автоматизация закупок: заявки и поставщики без Excel

Заявка на картриджи лежит в почте у снабженца. Согласование висит в мессенджере у финансиста, а пять коммерческих предложений кто-то сводит в Excel вручную. Автоматизация закупок нужна, чтобы заявка шла по маршруту сама, как посылка с трек-номером, и любой мог увидеть, где она сейчас.

Где закупки теряют деньги, если всё живёт в почте?

В трёх местах. Согласование идёт неделю, и никто не знает, у кого оно сейчас. Перерасход бюджета виден только в конце месяца. Сроки поставки срываются без предупреждения, потому что напоминать поставщику некому.

Из каких шагов состоит автоматизация закупок?

В англоязычной практике цикл называют P2P (procure-to-pay, «от заявки до оплаты»): заявка, заказ поставщику, приёмка, сверка счёта, оплата. Для небольшой компании картина та же, только короче. Сначала форма заявки с номенклатурой и лимитами — заявка сразу в системе, а не в почте. Потом маршрут согласования по сумме, категории и подразделению, с напоминаниями. Заявка сверх лимита уходит на дополнительное одобрение, поэтому бюджет проверяется до покупки, а не постфактум. Дальше запрос коммерческих предложений нескольким поставщикам в один клик, договор по шаблону, заказ, контроль сроков и приёмка на складе. В конце — отчёт руководителю: экономия, сроки, поставщики.

Не обязательно строить всё сразу.

Как сделать, чтобы согласование не висело неделю?

Часть задержек создаёт сама схема. В Битрикс24 среди типовых бизнес-процессов есть «утверждение по первому голосу»: указывают группу сотрудников, и процесс завершается, как только один из них утвердит или отклонит документ. Для мелких закупок это честнее, чем ждать подписи всех троих замов. Крупные суммы при этом можно вести многоуровневым маршрутом.

Можно ли сравнивать поставщиков без Excel?

Да. КП (коммерческие предложения) приходят в PDF (формате документов), сканах и Excel, а сравнивать их приходится по позициям, ценам и срокам. ИИ (искусственный интеллект) извлекает эти данные и собирает в одну таблицу с подсветкой самых низких цен и коротких сроков. Позиции, которых нет у части поставщиков, помечаются отдельно. В демонстрационном примере так сведены пять КП на 40 позиций. Решение остаётся за снабженцем. Как это встраивается в вашу CRM (систему учёта клиентов) или учётную систему, описано на странице «автоматизация закупок».

Начинают обычно с одной категории закупок. Потом добавляют сравнение КП и отчёты. Если часть закупок идёт по 44-ФЗ и 223-ФЗ, сами процедуры проходят на электронных площадках по своим правилам, а автоматизируется внутренняя часть: заявки и согласования.

Что сделать сегодня?

1. Проследить путь одной последней заявки: кто согласовывал и сколько она ждала.
2. Выбрать категорию закупок, с которой начнёте.
3. Записать лимиты, после которых нужна вторая подпись.